Book One: KI-Reisekosten-App mit Service-Team in Berlin

Revisionssichere Abrechnungen f?r die deutsche Steuerpr?fung

Book One ist eine neue Reisekosten-App f?r den Mittelstand mit KI-Technologie. Zwei Berliner Jungunternehmer hatten viel Zeit mit der Reisekostenabrechnung verbracht und daher eine komfortable, digitale Anwendung entwickelt. Die erste WebApp wurde von dem Berliner Start-up Stipendium gef?rdert. Mit der Expertise des Business Travel Experten Michael Becker, Gesch?ftsf?hrer von Fides Reisen Lufthansa City Center in Berlin, wurde die App nun zu einem leistungsstarken Gesch?ftsreise-Tool f?r den Mittelstand ausgebaut. Ein wesentliches Feature ist, dass die App f?r iOS und Android Nutzer kompatibel ist. Auch wurde das System f?r die Abrechnung einer Gesch?ftsreise in mehrere L?nder und damit verbundenen unterschiedlichen W?hrungen und Tagespauschalen spezifiziert. Dar?ber hinaus steht das Business Travel Team von Fides Reisen als Servicecenter f?r die Book One Nutzer zur Verf?gung.

Digitale Reisekostenabrechnung ohne Aufwand und Kosten
F?r Selbst?ndige und mittelst?ndische Firmen, die einen Systemwechsel zu digitalen Prozessen anstreben, ist die smarte App das perfekte Tool. Die Organisation von Reisekosten- und Spesenabrechnungen kann ohne Aufwand und Kosten von Excel auf eine KI-App umgelagert werden. Insbesondere f?r Teams, die dezentral arbeiten, sind digitale Prozesse und L?sungen effizienter, sie erh?hen die Produktivit?t und Transparenz. Ausgaben im Homeoffice k?nnen kontaktlos ?ber die App ohne Postwege in k?rzester Zeit abgerechnet werden.

Das kann die Book One App: revisionssichere Abrechnungen f?r die deutsche Steuerpr?fung
-Belege unterschiedlicher Quellen (Hotel, Flug, U-Bahn, Nahverkehr, Cafe), erkennen + verarbeiten. Die jeweiligen Ausgaben einer Reise werden zusammengefasst und gem?? den Vorgaben des Finanzamtes berechnet.
-Belege aus dem Ausland und andere W?hrungen werden ebenfalls erfasst, umgerechnet und verarbeitet.
-Tagespauschalen bei grenz?berschreitenden Reisen – auch in mehrere L?nder – werden nach den aktuellen S?tzen berechnet.
-Schnelle Abrechnung der Umsatzsteuer
-Alle Reisekosten und Belege bei einer Gesch?ftsreise im In- und Ausland werden f?r die Abrechnung revisionssicher f?r die Steuerpr?fung nach dem deutschen Steuerrecht erstellt.

Das sind die Benefits: Zeitersparnis, weniger Fehler
-90 % Zeitersparnis durch das automatische Einlesen der Belege entf?llt.
-Fehlerquellen bei manuellen Eingaben werden minimiert.

Zusammenarbeit mit Steuerberater:
-Die Vorlagen werden f?r Steuerberater als PDF-Datei vorbereitet. DATEV wird in K?rze folgen.
-Belege werden einfach per E-Mail an Steuerberater + Buchhaltung geschickt.

Datenschutz:
-Das Hosting der Daten entspricht der europ?ischen DSVGO.
-Das gesamte Abrechnungsmanagement passiert auf dem Smartphone des Nutzers, alle Daten werden ausschlie?lich auf dem Smartphone des Nutzers gespeichert

Konditionen:
-Die Nutzung von Book One erfordert keine Geb?hr. Kosten fallen beim Fertigstellen der Abrechnung an. Pro Reise kostet die Abrechnung ab 5 Euro

Zeitgewinn f?r alle Beteiligten am Abrechnungsprozess
„F?r kleinere und mittlere Firmen ist die Reisekostenabrechnung vor allem bei mehrt?gigen Reisen ins Ausland ein relativ gro?er Aufwand, der durch digitale Tools deutlich reduziert werden kann. Gerade f?r verteilt und agil arbeitende Teams bietet die App einen Produktivit?tsvorsprung. Die neuen Tagespauschalen f?r 2021 sind automatisch im System hinterlegt. Book One entlastet alle Beteiligten im Abrechnungsprozess: Reisende, Sachbearbeiter, Management und Steuerberater“, erkl?rt Michael Becker.

„Unsere Vision ist Gesch?ftsreisen auch mit privatem Stopp digital und nahtlos zu managen. Dies auf allen Plattformen – per Chat, Voice oder mit einem Augenschlag. Wiederholende Arbeiten werden vollst?ndig an digitale und intelligente Prozesse ?bergeben,“ fasst Michael Becker zusammen.

KI-System ?bernimmt komplexe Aufgaben
Die KI-gest?tzte digitale Reisekostenabrechnung erm?glicht eine einfache steuer- und GoBD-konforme mobile Bearbeitung der Belege. Quittungen, Rechnungen, Fahrscheine und Tickets aus dem In- und Ausland werden mit der intelligenten App gescannt, die relevanten Daten wie Steuers?tze und W?hrungen werden ausgelesen und in die Reisekosten- bzw. Spesenberechnung ?berf?hrt. Die verschiedenen Leistungsarten werden automatisch nach Unterkunft, Fr?hst?ck und Parken gesplittet, Pauschalen korrekt angerechnet. Je mehr Book One eingesetzt wird, umso besser lernt das System die unterschiedlichen Rechnungen und Belege zu „verstehen“, kann diese schneller einordnen. Die aktuellen Tagespauschalen und relevante Vorgaben des Finanzamtes sind automatisch hinterlegt. Die Nutzer k?nnen sich auf die Rechtssicherheit des Systems verlassen.

Plattformunabh?ngig und kompatibel, App-Service ohne Internet
Die Book One App ist plattformunabh?ngig, damit die Abrechnungsdaten in alle g?ngigen Buchhaltungsprogramme exportiert werden k?nnen. Die App funktioniert auch ohne Internetverbindung. D.h. der Nutzer kann im Flugzeug oder im Tunnel in der Bahn sitzen und seine Reisekostenabrechnung machen. Die Reisekostenabrechnung kann w?hrend der Reise erledigt werden, so dass mit der Ankunft Zuhause die vollst?ndigen Unterlagen beim Steuerberater vorliegen.

Weniger Abrechnungsfehler, 90 Prozent Effizienzsteigerung – Service-Team in Berlin
Werden Rechnungen digital verarbeitet, entfallen manuelle Eingaben und Pauschalen werden automatisch richtig zugeordnet. Dies spart 90 Prozent Zeit, vermeidet Fehler und macht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater und der Buchhaltung effizient. Speziell f?r kleine und mittlere Unternehmen ist Book One eine einfache, rechtsichere App. Das Service-Team in Berlin ist f?r Fragen pers?nlich erreichbar. Die M?glichkeit f?r Feedback ist zudem eine wesentliche Quelle f?r die Weiterentwicklung der App. Denn jedes Tool muss kontinuierlich weiterentwickelt werden.

Book One im AppStore, Google Playstore

Keywords:Reisekostenabrechnung, digitale Reisekostenabrechnung

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